Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej Obecnie okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat od końca roku, w którym zakończono zatrudnienie. Na szczęście dla genealogów, okres przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. trwa aż 50 lat. Praktyka przechowywania kserokopii prawa jazdy – akta osobowe pracowników. Podstawa przechowywania w aktach osobowych: § 6 ust. 2 pkt. 1 w zw. z § 1 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia o aktach osobowych oraz Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r. Od 17 maja 2023 r. obowiązują zmiany w dokumentacji pracowniczej. W części B akt osobowych należy przechowywać wnioski pracowników o zmianę rodzaju umowy na umowę bezterminową lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, wnioski o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny, a także dokumenty dotyczące elastycznej organizacji pracy. Dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym dokumentacji płacowej, zawsze liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł, dzięki czemu radca prawny. Data publikacji: 10 maja 2023 r. 17 maja 2023 r. wchodzą w życie przepisy regulujące zasady przechowywania dokumentów dotyczących nowych uprawnień pracowniczych. Sprawdź, gdzie przechowywać wnioski pracowników szkoły o urlop opiekuńczy, zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej czy elastyczną organizację Skrócony okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Do końca 2018 roku pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie możliwe jest skorzystanie ze skróconego 10-letniego okresu przechowywania. Możliwość ta dotyczy dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. Przykładowo, już po 5 latach można zniszczyć lekarskie zalecenia lub skierowania na badania, a po 10 latach zdjęcia rentgenowskie znajdujące się poza dokumentacją wewnętrzną. Jednocześnie okres przechowywania dokumentów jest przedłużony do 30 lat w przypadku zgonu na wskutek obrażeń ciała lub zatrucia. Oprócz tego, przez 22 Zgodnie z art. 281 § 1 kodeksu pracy, kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, art. 945 § 2 i art. 946 pkt 2, albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. × XMIL0dx. Dokumenty pracownicze – akta osobowe Według Kodeksu pracy każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Szczegółowo omawia to rozporządzanie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 weszły również w życie nowe przepisy rozporządzenia, według których pracodawca musi przechowywać nie tylko, jak uprzednio, akta osobowe, ale także wszelkie inne dokumenty związane z okresem zatrudnienia pracownika. Druków i pism, jakie kryją się pod pojęciem „dokumentacja pracownicza”, może być naprawdę dużo. Są to wszelkie sporządzone na piśmie wnioski, zaświadczenia, decyzje i oświadczenia powiązane z zatrudnieniem, zarówno wychodzące od pracownika, jak i te udzielane mu przez pracodawcę. Prowadzenie i przechowywanie tych akt jest konieczne, bo choć wydawałoby się, że niektóre z nich są zbędnymi formalnościami, są one głównym poświadczeniem przestrzegania praw i należnych przywilejów pracowniczych, niezbędnym zarówno dla zatrudniającego, jak i zatrudnionego. Wzory dokumentów HR – dla kogo? Dokumenty niezbędne w toku zatrudnienia sporządzają zarówno pracownicy działu kadr i płac, jak i sami pracownicy. Istnieją bowiem druki, które zatrudniony przedkłada pracodawcy w określonym celu, np. chcąc uzyskać dzień wolny, składa wniosek o urlop. Dzięki gotowym szablonom wniosków pracownik nie musi się głowić nad odpowiednią formą i treścią pisma. Jednak zdecydowana większość dokumentów związanych ze stosunkiem pracy leży po stronie przedsiębiorcy. Pracodawcy, który nie prowadzi, bądź prowadzi nieprawidłowo dokumentację pracowniczą, grożą sankcje prawne. Według art. 281 pkt 6 Inspekcja Pracy jest uprawniona do nałożenia na takiego przedsiębiorcę mandatu lub kary grzywny, której wysokość może sięgać nawet 30 000 zł. Z czego składają się akta osobowe pracownika? Gromadzone w działach personalnych czy HR akta osobowe dzieli się na cztery najważniejsze grupy: A, B, C, D. Zgodnie z tym podziałem i ze wspomnianym wyżej rozporządzeniem wśród akt osobowych i dokumentacji pracowniczej powinny znajdować się: dokumenty wymagane przy ubieganiu się o zatrudnienie (kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy itp.), a także skierowania na badania i orzeczenia lekarskie – część A, dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia (umowa o pracę, skierowania na badania, aneksy do umów i inne) – część B, dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia (wypowiedzenie umowy, rozwiązanie umowy o zakazie konkurencji itp.) – część C, dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika (zawiadomienia o przyznaniu kary porządkowej, odwołania od przyznania kary porządkowej i inne) – część D. Należy prowadzić i przechowywać również pozostałe akta wynikające ze stosunku pracy, takie jak: dokumenty związane z ewidencją czasu pracy, dokumenty dotyczące ubiegania się o urlop wypoczynkowy i udzielania go, druki dotyczące wypłacanego wynagrodzenia za pracę, wnioski i świadczeniami z nim związane, dokumenty związane z organizacją i czasem pracy, przydziałem odzieży/sprzętu do pracy i inne. Jak prowadzić dokumentację pracowniczą Jak już wspomnieliśmy, przedsiębiorca zatrudniający pracownika powinien prowadzić i przetrzymywać dokumenty dotyczące stosunku pracy nawiązanego z pracownikiem oraz akta osobowe, których rodzaje dzieli się na części A, B, C i D. Niezależnie od tego pracodawca zobowiązany jest także do prowadzenia dokumentów na potrzeby spraw podatkowych i dla ZUS. Przy spełnieniu określonych warunków od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza może być prowadzona jako e-akta, czyli w formie elektronicznej. Jeżeli pracownik posiada tzw. podpis kwalifikowany, może opatrzyć nim wnioski w postaci elektronicznej. Jeśli natomiast zatrudniony nie dysponuje takim podpisem, nadal można takiemu pracownikowi prowadzić e-akta, jeśli tylko wszelkie dokumenty sporządzone na piśmie i podpisane tradycyjnie zostaną zeskanowane i opatrzone kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią pracodawcy. Możliwe jest gromadzenie dokumentacji z procesów HR w obydwu formach, jednak należy to wówczas robić jednolicie: każdy zbiór dokumentacji powinien być przechowywany w jednej wybranej formie: elektronicznej lub tradycyjnej (np. wszystkie wnioski urlopowe pracowników – w elektronicznej, a zawiadomienia i oświadczenia – w formie papierowej). Ważne jest odpowiednie przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Sposób gromadzenia akt powinny cechować: poufność, integralność, kompletność i dostępność. Dokumenty w formie elektronicznej powinny być przechowywane w odpowiednim programie, zapewniającym bezpieczeństwo danych, chroniącym zarówno przed uszkodzeniem akt, jak i przed udostępnianiem ich osobom nieupoważnionym. Dokumenty HR a ochrona danych osobowych pracownika Szczególnie istotną kwestią przechowywania dokumentacji pracowniczej jest ta związana z ochroną danych osobowych. Odkąd weszły w życie normy europejskie RODO, odpowiednie obchodzenie się z wszelkimi pismami zawierającymi dane osobowe jest wymogiem, którego nieprzestrzeganie może grozić poważnymi konsekwencjami prawnymi i wysoką grzywną. Dla przedsiębiorców zatrudniających nowych pracowników kluczowe jest w tym aspekcie pozyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy – bez niej bowiem pracodawca nie ma prawa nawet skontaktować się w sprawie rekrutacji, mimo otrzymania danych kontaktowych bezpośrednio od zainteresowanej osoby. Dopiero po wyrażeniu jednoznacznej zgody (stosowna klauzula w CV lub treści maila) rekruter może w pełni legalnie skorzystać z danych kontaktowych kandydata i przedstawić mu ofertę czy przeprowadzić wstępną rozmowę o pracę. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika jest też potrzebna do prowadzenia jego dokumentacji od chwili zatrudnienia. Obszary takie jak kadry i płace dokumenty pracownicze przetwarzają w wielu procesach, związanych z wypłatami wynagrodzeń, rozliczaniem z ZUS lub z Urzędem Skarbowym. Dlatego też różne rodzaje umów o pracę bez względu na ich terminowość powinny zawierać zapis o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych pracownika, a każdy zatrudniony powinien się z takim oświadczeniem zapoznać i świadomie je podpisać. Jak długo przechowywać dokumenty pracownicze? Prawo pracy zobowiązuje do przechowywania dokumentacji pracowniczej po zakończeniu stosunku pracy od 10 do nawet 50 lat w zależności od tego, kiedy pracownik został zatrudniony. W przypadku zatrudnionych od 1 stycznia 2019 włącznie lub między 1999 a 2019 r. (jeśli zostały złożone do ZUSu stosowne oświadczenia) okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat. Jeżeli stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 1999 r., okres ten wynosi 50 lat. Były pracownik ma prawo do odebrania dokumentacji od pracodawcy po upływie wymaganego okresu przechowywania jeszcze tylko w przez miesiąc (kalendarzowy) od końca tego okresu. Jeżeli tego nie zrobi, pracodawca ma 12 miesięcy na zniszczenie akt – co ważne, muszą być one zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści (np. najlepiej za pomocą niszczarki). Zmiany zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym dokumentów dotyczących ubezpieczeń społecznych, wprowadzone w 2019 roku, odróżniają dokumenty, które należy gromadzić w aktach osobowych oraz poza nimi. Ponadto w obecnym stanie prawnym istnieje dualizm okresów przechowywania wspomnianej dokumentacji – zależnie od dnia nawiązania stosunku pracy. Jakie są okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej?Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczejPrzepis art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy wśród podstawowych obowiązków pracodawcy wymienia prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej:akt osobowych pracowników,dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,określonych zbiorczą nazwą „dokumentacji pracowniczej”.Z kolei art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy nakazuje przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez odpowiedni okres po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku z art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy brak prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, brak przechowywania jej przez okres ustalony w przepisach, a także pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem stanowią wykroczenia przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Szczegółowe wymogi dotyczące prowadzenia i przechowywania omawianej dokumentacji określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej ( z 2018 r. poz. 2369), w którym wskazano, jakie dokumenty stanowią akta osobowe, a jakie zalicza się do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przechowywanej poza aktami osobowePracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z 4 części:A – obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;B – obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym umowę o pracę, zakres czynności (zakres obowiązków), dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;C – obejmującej oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, kopię wydanego świadectwa pracy;D – obejmującej odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego w sprawach związanych ze stosunkiem pracyPoza aktami osobowymi pracodawca musi prowadzić, oddzielnie dla każdego pracownika, dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą ewidencja czasu pracy, wnioski pracownika dotyczące udzielania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych oraz stosowania indywidualnych rozwiązań dotyczących organizacji czasu pracy;dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i pracowniczą należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Wymogi te dotyczą pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 2019 zatrudnił pracownika 1 marca 2020 roku na czas określony jednego roku – do 30 kwietnia 2021 roku. Strony nie nawiązały kolejnego stosunku pracy. Akta osobowe tego pracownika oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy muszą być przechowywane przez 10 lat, licząc od końca 2021 roku, czyli do 31 grudnia 2031 odniesieniu do stosunków pracy, które nawiązano przed 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej należy ustalać na podstawie przepisów obowiązujących przed tym dniem (art. 7 ust. 2 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – z 2018 r. poz. 357). Oznacza to, że dokumentację pracowniczą dotyczącą tego okresu należy przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia:zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;wytworzenia – dla dokumentacji płacowej(zgodnie z art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w brzmieniu obowiązującym przed 1 stycznia 2019 roku). W związku z tym, że zidentyfikowanie dat wytworzenia poszczególnych dokumentów płacowych wiązałoby się dla pracodawcy z koniecznością szczegółowego monitorowania tego zagadnienia w przypadku każdego zwolnionego pracownika z osobna, dopuszczalnym wydaje się w takim przypadku przyjęcie, iż zarówno dokumentację osobową, jak i płacową przechowuje się przez 50 lat od dnia zakończenia pracy (ustania stosunku pracy). Przykład o pracę łącząca pracodawcę i pracownika obowiązywała od 1 lipca 2002 roku. W czerwcu 2021 roku pracownik ją wypowiedział, wskutek czego po upływie 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia uległa ona rozwiązaniu 30 września 2021 roku Dokumentacja pracownicza pozostała po pracowniku będzie przechowywana w tym przypadku przez okres 50 lat, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, czyli do 30 września 2071 trudność wiąże się z ustaleniem czasu przechowywania dokumentów, których przed 1 stycznia 2019 roku nie włączano do akt osobowych – takich jak wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, listy obecności czy harmonogramy czasu pracy. Stosowano wówczas najczęściej zasadę przechowywania wspomnianych dokumentów przez okres 3 lat – odpowiadający długością okresowi przedawnienia roszczeń pracowniczych. Tak więc tego rodzaju dokumenty, dotyczące stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku, należy przechowywać przez okres 3 wskazało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 8 lutego 2019 roku, DProkuI. przepisy obowiązujące przed dniem 1 stycznia 2019 roku nie wskazywały okresu przechowywania, po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy, ewidencji czasu pracy [...] oraz dokumentów dotyczących udzielania i korzystania z urlopów wypoczynkowych. W doktrynie prawa pracy dominował natomiast pogląd, że wskazane jest przechowywanie wspomnianej dokumentacji przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, z uwagi na fakt, iż ewentualne roszczenia ze stosunku pracy, w tym dotyczące wynagrodzenia oraz innych świadczeń/uprawnień pracowniczych, także np. urlopowych, ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne (art. 291 kp). Skorelowany z długością okresu przedawnienia, trzyletni okres przechowywania ww. dokumentacji wydaje się być niezbędnym, minimalnym okresem umożliwiającym dochodzenie wspomnianych roszczeń i zapewnienie realizacji celów, jakim ta dokumentacja ma służyć (zgodnym także z zasadą ograniczenia przechowywania, określoną w art. 5 ust. 1 lit. e RODO).Natomiast w odniesieniu do stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku prezentowany jest pogląd, że te dokumenty, o których nie wspomina się w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej (np. harmonogramy czasu pracy), nie muszą być przechowywane przez okres 10 lat, lecz jedynie przez 3 lata, gdyż po tym czasie tracą swoje znaczenie prawne. Są jednak również zwolennicy przechowywania wszelkich dokumentów związanych ze stosunkiem pracy przez 10 lat. Względy celowości zdają się jednak przemawiać za pierwszym z tych skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczejOkres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 roku, a przed dniem 1 stycznia 2019 roku ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego, o którym mowa w art. 4 pkt 6a Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych ( z 2021 r. poz. 423 ze zm.), z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony (art. 7 ust. 3 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją).Wspomniany raport informacyjny jest przekazywanym do ZUS-u zestawieniem informacji dotyczącym ubezpieczonego, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, obejmującym dane niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za okresy – w zależności od rodzaju danych – od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2008 roku albo od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 i przechowywanie dokumentacji pracowniczej należy do podstawowych obowiązków pracodawcy, a jego zaniedbanie, poza zagrożeniem karą grzywny, może naruszać konkretne interesy pracowników, zarówno w czasie zatrudnienia, jak i po zakończeniu stosunku pracy. Dokumentację pracowniczą przechowujemy po ustaniu zatrudnienia przez liczbę lat wskazaną w przepisach, licząc od dnia wystawienia ostatniego dokumentu. Dokumentacja pracownicza Okres przechowywania Akta osobowe pracowników 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, z 2013 r. poz. 1440 ze zm. ) Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, z 2013 r. poz. 1440 ze zm.) od zmiana z 50 na 10 lat Dokumentacja powypadkowa 10 lat (art. 234 § 31 Kodeksu pracy) Ewidencja czasu pracy pracowników (art. 149 Kodeksu pracy) 3 lata od zakończenia okresu którego ewidencja dotyczy. Przyjmuje się 3 lata z uwagi na 3 –letni okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (art. 291 § 1 Kodeksu pracy) Ewidencja czasu pracy kierowców 3 lata od zakończenia okresu którego dotyczy (art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 r.) Aktualizacja wpisu z dnia Na podstawie ustawy z dnia 10 stycznia 2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją okres przechowywania dokumentacji został zmieniony z 50 do 10 lat zmiana wejdzie w życie od Dokumenty jednego zatrudnionego, pochodzące z różnych okresów, mogą być przechowywane częściowo przez 50, a częściowo przez 10 lat. Z kolei informację o tym, jak długo będzie to trwać, trzeba przekazać jedynie w przypadku tego drugiego krócej, a kiedy dłużej?Łukasz Prasołek, specjalista z zakresu prawa pracy, były pracownik PIP oraz SNOkres przechowywania dokumentacji jest uzależniony od daty nawiązania stosunku pracy i z tego punktu widzenia ważne są dwie daty: 1 stycznia 1999 r., tj. wprowadzenie reformy emerytalnej, oraz 1 stycznia 2019 r., czyli wejście w życie zmian w kodeksie pracy. Dokumentacja pracownicza osób, których stosunek pracy został nawiązany od 2019 r., będzie przechowywana przez 10 lat bez konieczności spełnienia żadnych dodatkowych warunków (art. 94 pkt 9a kolei w przepisach przejściowych (art. 7) ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ( poz. 357, dalej jako ustawa) przyjęto, że do stosunków pracy nawiązanych przed datą jej wejścia w życie stosujemy 50-letni okres przechowywania dokumentacji, który może zostać skrócony do 10-letniego, ale tylko w przypadku zatrudnionych po reformie emerytalnej i pod warunkiem złożenia za nich przez pracodawcę do ZUS raportów Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nawiązanie stosunku pracy dotyczy odrębnie każdej umowy o pracę, a więc są możliwe sytuacje, gdy dokumentacja dotycząca różnych umów (stosunków pracy) będzie przechowywana przez różne okresy. W stanowisku z 7 grudnia 2018 r. resort wskazał, że każdy przypadek zatrudnienia musi być rozpatrywany indywidualnie i możliwe są różne sytuacje pod tym kątem. Przy czym ważne jest, czy obydwa stosunki pracy istniały jeszcze przed 2019 r., czy obydwa powstały w nowym roku, czy też jeden z nich został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r., a drugi począwszy od tej stosunki pracy przed 2019 pracy przyjął, że w takim przypadku, aby właściwie obliczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, należy przyjąć datę pierwszego nawiązanego stosunku pracy. Jeśli powstał on przed 1999 r., to dokumentację trzeba będzie przechowywać bezwzględnie przez lat 50, a jeśli nawiązano go od 1 stycznia 1999 r., to okres przechowywania dokumentacji wyniesie albo 50 lat (w przypadku niezłożenia raportu informacyjnego) albo 10 lat (gdy taki raport zostanie złożony). [patrz Przykład nr 1]Przykład nr 1 Do końca 2018 rokuPracownik był zatrudniony w spółce w latach 2003–2006 oraz 2015–2018. Pracodawca złożył za niego w 2019 r. raport informacyjny. Jego dokumentacja pracownicza będzie więc przechowywana przez 10 pracy zawarte przed i po 1 stycznia 2019 do pracodawcy powraca pracownik zatrudniony wcześniej przed 2019 r., to co do zasady okresy przechowywania dokumentacji z obydwu tych stosunków są różne. Dla nowej umowy będzie to 10 lat, a dla starej – 50 lat. MRPiPS zwraca jednak uwagę, że wyjątek od tej reguły wystąpi w przypadku określonym w art. 9 ustawy, czyli przy ponownym nawiązaniu stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie ustawy. Wtedy należy kontynuować prowadzenie starej dokumentacji pracowniczej – będzie zatem jeden okres jej przechowywania wynoszący 10 stosunki pracy od 1 stycznia 2019 przypadku, gdy pracownik będzie miał kolejne stosunki pracy, które powstaną już po wejściu w życie ustawy, to bezwzględnie należy stosować nowy art. Jego dokumentacja pracownicza będzie kontynuowana, a okres jej przechowywania będzie jeden – 10-letni [patrz Przykład nr 2].Przykład nr 2 W przyszłościPracownik jest zatrudniony u pracodawcy w 2019 r. przez sześć miesięcy. Następnie wraca do pracy w tej samej firmie w 2020 r. na rok, przy czym umowa kończy się 30 kwietnia 2021 r. Przy drugim zatrudnieniu pracodawca ma obowiązek kontynuacji akt osobowych i innej dokumentacji, a więc będzie ona stanowiła jedną całość. Trzeba ją będzie przechowywać przez 10 lat liczonych od końca roku zakończenia drugiej poinformować?Nowa informacja o okresie przechowywania dokumentacji, wydawana zgodnie z art. 946 obok świadectwa pracy, ma dotyczyć tylko przypadków, w których okres ten ulega skróceniu z 50 do 10 lat, a nie ma potrzeby informowania ogółu pracowników o czasie przechowywania ich dokumentacji. Dlatego, jak wskazuje MRPiPS, nowa informacja będzie dotyczyła jedynie pracowników, których stosunek pracy został nawiązany od 1 styczna 2019 r. Zgodnie bowiem z art. 7 ustawy, do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. stosuje się przepisy art. 948– 9412 a więc brak tu art. 946 [patrz Przykład nr 3].Przykład nr 3 Zależnie od daty31 marca 2019 r. z pracą rozstaje się dwóch pracowników. Jednemu nie przedłużono umowy na trzymiesięczny okres próbny, a drugi, z 10-letnim stażem, zatrudniony na czas nieokreślony odchodzi po upływie trzymiesięcznego wypowiedzenia. W przypadku pierwszego pracownika mają zastosowanie nowe przepisy, gdyż stosunek pracy został nawiązany już w 2019 r., a więc należy mu wystawić informację o okresie przechowywania dokumentacji. Takiego obowiązku nie ma natomiast wobec drugiego pracownika, którego stosunek pracy został nawiązany przed zmianą przepisów i którego dokumentacja będzie przechowywana przez 50 Łukasz PrasołekŹródło: Dziennik Gazeta Prawna

okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wzór